Hvorfor du bør bytte ut PowerPoint med Sanity

Det er få ting som er så inngrodd i arbeidslivet som PowerPoint. Det er det vi åpner når vi skal holde presentasjoner, dele tall på styringsmøtet eller pitche nye ideer. Det er nesten som å børste tennene – vi gjør det på autopilot.

Men hva om det finnes en bedre måte?

Tradisjonelle presentasjonsverktøy: En kjærlighetshistorie med bismak

La oss være ærlige – PowerPoint og Google Slides har servert oss trofast i mange år. De er som den gamle Nokia-telefonen din: pålitelig, men kanskje ikke helt tilpasset 2024.

For hva skjer egentlig når:

• Du må oppdatere samme informasjon i 15 forskjellige presentasjoner
• Designprofileren din får en oppfriskning, og plutselig ser alle gamle presentasjoner utgått ut
• Du trenger å finne akkurat den statistikken du presenterte i fjor
• Kollegaen din lager en ny presentasjon med bilder som ikke er universelt utformet

Vel, det krever mye tid å få ordnet opp i.

Bruk CMS-et ditt til å lage mer enn artikler til nettsiden

Først, la oss ta et steg tilbake: Et CMS (Content Management System) er rett og slett et system for å administrere innhold. De fleste kjenner det som "det systemet vi bruker for å legge ut artikler på nettsiden vår".

Men Sanity er ikke bare nok et system for å redigere nettsider.

Sanity er bygget med én hovedtanke: Alt innholdet ditt – bilder, tekster, tall, kontaktinfo – bør kunne brukes hvor som helst, når som helst. Ikke bare på nettsiden.

Med riktig oppsett kan innholdet ditt enkelt gjenbrukes til å lage:

• Presentasjoner
• Nyhetsbrev
• Sosiale medier
• Trykksaker
• ... eller hva som helst annet du måtte trenge

Sanity kan også brukes til å bygge presentasjoner

Sanity er designet for å la deg bruke innhold på mange forskjellige måter.

Så da Pårørendealliansen trengte et bedre system for å håndtere presentasjonene sine, var det naturlig å utvikle dette direkte i Sanity – som vi allerede hadde satt opp for å håndtere innholdet til de ulike nettsidene deres.

Dessuten: Takket være en ryddig innholdsstruktur var innholdet organisert på en måte som gjør det lett å gjenbruke på andre måter.

Fordelene med å bruke Sanity til presentasjoner

Å bruke Sanity til å lage presentasjoner gir mange fordeler.

Gjenbruk slides

Istedenfor å starte på nytt hver gang, kan du enkelt finne og gjenbruke slides fra tidligere presentasjoner. Har du laget den perfekte "Om oss"-sliden? Da ligger den trygt i biblioteket ditt, klar til neste gang.

Gjenbruk annen informasjon fra nettsiden

En av de største fordelene med å bruke Sanity til presentasjoner er at du kan gjenbruke alt innhold som allerede ligger på nettsiden din.

Ta for eksempel kontaktinformasjon: Istedenfor å måtte oppdatere e-postadresser og telefonnumre manuelt i hver eneste presentasjon, hentes dette automatisk inn fra ett sentralt sted.

Bytter en ansatt profilbilde? Da oppdateres dette automatisk i alle presentasjonene – både fremtidige og tidligere.

Pårørendealliansen: Enkelt å hente inn deres egne illustrasjoner

For Pårørendealliansen har vi gjort det enkelt enkelt å gjenbruke "Pårørendefamilien" – et sett med illustrerte familiemedlemmer som hjelper dem å kommunisere på en mer engasjerende måte. Med bare noen få klikk kan de plassere disse karakterene inn i presentasjonene sine.

Vi jobber også med en utvidelse der Pårørendealliansen enkelt kan gjenbruke infografikk fra undersøkelsene sine direkte i presentasjonene. Dette er et godt eksempel på hvordan vi kan tilpasse løsningen til hver enkelt organisasjons unike behov og innhold.

Aldri mer "death by power point"

Vi har alle vært der – på møtet der noen viser frem en presentasjon som ser ut som den er laget i 1995, med WordArt-overskrifter, fem forskjellige fonter og så mye tekst på hver slide at du kunne skrevet en novelle.

Det er ikke bare visuelt smertefullt. Det sender også et signal om mangel på profesjonalitet som kan skade troverdigheten din.

Slides i tråd med profilen deres

Okei, så vi kan ikke garantere at alle slides som produseres med denne presentasjonsgeneratoren er like spennende.

Men du slipper hvertfall å bekymre deg for stygge slides som drar merkevarens visuelle identitet ned i søla. Her får du:

• Maler som alltid følger designprofilen din
• Riktige fonter, farger og logoer – hver gang
• Smarte begrensninger på tekstmengde per slide
• Forhåndsdefinerte oppsett som sikrer god balanse mellom tekst og visuelle elementer

Resultatet? Presentasjoner som ser profesjonelle ut og styrker merkevaren din – uansett hvem i organisasjonen som lager dem. Ingen flere "kreative sjeler" som plutselig bestemmer seg for at Comic Sans er den perfekte fonten for årsrapporten.

Mulighet til å legge inn begrensninger og dulte brukerne til å lage bedre innhold

En ofte undervurdert mulighet med Sanity er faktisk mulighet til å legge inn begrensninger.

For eksempel går det fint an å begrense antall punkter man kan legge inn på en slide.

Ikke minst er det også mulig å legge inn tips og lenke til oppskrifter, noe som kan bidra til å oppfordre til bedre presentasjoner.

Alltid oppdatert design – også når profilen endres

Med årene er det naturlig at designprofiler utvides eller får en oppfriskning, eller at logoen skiftes ut. Samtidig er det noe mange vegrer seg for å gjøre, for det er en kostbar affære.

Spesielt når man tenker på de timene som går med på å manuelt måtte oppdatere alle presentasjonene som hele bedriften bruker. Selv med en egen PP-mal, så tar det tid å overføre.

Dette er heldigvis ikke noe problem når man bruker Sanity.

Når designprofilen oppdateres, følger alle presentasjonsmaler automatisk etter. Ingen flere presentasjoner med utgått logo eller feil farger. Alt ser profesjonelt ut, hver eneste gang.

Universelt utformet - på ordentlig

Ikke alle er klar over at det ikke bare er nettsider som har krav til å følge universell utforming. Også dokumenter som PDF-er og presentasjoner som skal deles, må gjøre det samme.

Ved å publisere presentasjonene på nett følger vi UU-tilsynets anbefalinger. Dette er en stor fordel siden universell utforming av PDF-er og PowerPoint-presentasjoner ofte er både vanskelig og tidkrevende.

Samarbeid i sanntid og detaljert versjonshistorikk

Vet du hva som er deilig? Slippe å lagre. Spesielt når du i tillegg vet at du alltid kan gå tilbake til en gammel versjon.

Med presentasjonsgeneratoren i Sanity flere kan jobbe i samme presentasjon samtidig, akkurat som i Google Slides.

Men enda bedre: Du har full kontroll på versjoner og kan enkelt se hvem som har gjort hvilke endringer. Du kan for eksempel se hvem som gjorde endringer, detaljstyre akkurat hvilke endring du vil skru tilbake og hvilke du vil beholde.

Koble på Sanity AI Assist

Tenk deg at du har en digital assistent som kan hjelpe deg med å finne relevante slides fra tidligere presentasjoner, foreslå forbedringer til teksten din og til og med oversette hele presentasjonen til andre språk. Dette er ikke science fiction – det er fullt mulig med Sanity AI Assist.

På samme måte som med nettsider kan AI-assistenten gjøre mange av de tidkrevende oppgavene for deg. Fra å foreslå bedre formuleringer til å automatisk kategorisere slidene dine, så du enkelt finner det igjen senere.

Les mer i innlegget vårt om Sanity AI Assist.

Skreddersydd for deres behov

Presentasjonsgeneratoren kan tilpasses akkurat slik dere trenger det. For eksempel kan du:

• Få presentasjonen til å automatisk hente inn de nyeste tallene fra årsrapporten
• La systemet varsle deg hvis en slide inneholder utdatert informasjon
• Sette opp egne maler for ulike typer presentasjoner (pitch, kundemøte, internmøte)
• Automatisk generere slides med de ansatte som har kompetanse på et spesifikt fagområde

Det er egentlig bare fantasien som setter grenser. Om du vil at alle slides om bærekraft automatisk skal få en egen grønn styling? Det kan vi fikse.

Slik fungerer det

1. Opprett en ny presentasjon

Herfra kan man begynne med å legge til slides. Man kan enten lage en slide fra scratch, eller velge en som finnes fra før.

Slides kan tagges med ulike temaer (f.eks. "Om oss" eller "Statistikk"), slik at det blir enkelt å finne fram til dem senere.

2. Velg blant maler og fargetemaer

For nye slides kan man velge blant et variert utvalg av maler. Hver mal kan også tilpasses ved å velge blant ulike fargetemaer. Det er også mulig å sette ett overordnet fargetema for hele presentasjonen.

Dette gir et hav av muligheter, samtidig som at det blir enkelt å lage vakre slides i tråd med den grafiske profilen – helt uten noe form for designkunnskap.

3. Legg til nytt eller eksisterende innhold

Etter å ha valgt en slide legger man til det innholdet man ønsker.

Når man skal legge til bilder og illustrasjoner er det enkelt å gjenbruke det som allerede finnes på nettsiden, ettersom presentasjonsgeneratoren er koblet til samme innholdsbank i Sanity.

Ved utvikling av en presentasjonsgenerator er det også mulig å gjenbruke annet verdifullt innhold som kontaktinformasjon, statistikk, om-oss-tekster osv. På den måten slipper man å klippe og lime, samt å bruke lang tid på å fram til informasjon som allerede eksisterer i innholdsbiblioteket.

4. Åpne presentasjon og presenter

Når man har lagt til alle slides er presentasjonen klar for å åpnes. Herfra kan man laste ned presentasjonen som PDF – eller åpne i fullskjermmodus og presentere rett fra Sanity.

På første sidene i PDF-en ligger også en lenke til å se presentasjonen på nett, for de som heller ønsker å se presentasjonen i et format som passer bedre på mobil eller for bruk av skjermleser.

Nysgjerrig på mulighetene for din bedrift eller organisasjon?

Kult Byrå jobber i disse dager med å utvikle presentasjonsgeneratoren for flere nye kunder og med enda mer nyttig funksjonalitet.

Om du ønsker en demo eller bare vil lære mer om løsningen er det bare å ta kontakt.